为进一步加强档案管理，及时做好档案归档工作，切实维护档案实体安全，完成档案移交进馆前准备工作，我局拟开展业务档案整理及数字化加工采购项目。为了确保项目顺利实施，现就项目服务有关事项公告如下，欢迎符合资格的单位积极参与。

　　一、采购项目

　　项目名称：鹤山市人力资源和社会保障局 鹤山市劳动人事争议调解仲裁院业务档案整理及数字化加工采购项目（下简称“项目”）。

　　项目实施地点：鹤山市人力资源和社会保障局办公场所内。

　　项目服务期：自签订合同之日起至2025年12月31日。

　　项目内容：

　　（一）文书档案约1100件（具体以实际存量为准），荣誉实物档案（1件），包含数字化加工。

　　（二）劳动仲裁宗卷约717宗（具体以实际存量为准），调解中心宗卷约500宗（具体以实际存量为准），包含电子化加工。

　　（三）文书档案耗材一批，包括文书软封皮400套、档案盒（3CM）350个、档案目录2本、装订线10扎、目录纸400张、目录夹4套，档案光盘3张等（具体以实际用量为准）。意向服务供应商可联系上门看实物档案后再报价。

　　项目最高限价：服务报价最高限价为6.8万元（含税），包括本项目的档案类别及档案整理耗材等报价和履约过程中可预见和不可预见的一切费用。服务供应商报价时需提供详细的费用预算明细表，报价不得超过预算价，不得违反有关法律法规。

　　二、项目服务要求

　　根据《鹤山市档案馆关于做好2025年档案移交进馆工作的通知》，按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52—2014）等有关标准要求。一是实物装盒。原材料分类整理、分拆托表、录入数据条目、纸质扫描、页面图像处理、数据存储、图片信息和质量审验复核、打印页码、打印卷宗目录、打印整理封面封底、档案实物塑封（或拉线装订）装盒、折叠制作档案盒、整理档案盒脊背标签等。二是数字化加工。将纸质档案扫描转换成电子档案，包括检视、扫描、图像处理、档案还原装订、图像及文件夹规范命名、著录、数据格式转换、电子目录校对、数据挂接、数据备份、刻录入盘等各项工作。三是移交上架。对验收合格的档案协助移交我局归档入库。四是档案查询服务。后续档案协助查找服务。

　　（一）技术要求：

　　1.档案整理及数字化加工整理要求

　　（1）扫描页的规格为A4（含A3）纸1面，计为1页，扫描的分辨率不少于300dpi。扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页。

　　（2）扫描加工流程：包括采用原档案材料分类整理、分拆托表、录入数据条目、纸质扫描、页面图像处理、数据存储、图片信息和质量审验复核、打印页码、打印卷宗目录、打印整理封面封底、档案实物塑封（或拉线装订）装盒、折叠制作档案盒、整理档案盒脊背标签等，通过采购人对影像档案检查验收合格后将完整纸质档案移交采购人归档入库，协助采购人将已影像化扫描的业务档案整理上架。

　　（3）在扫描加工过程中发现不符合要求的纸质档案，应按档案实体要求进行分拆托表，将以平面托表的方法重新粘贴后再扫描加工。

　　（4）要求扫描加工人员在档案拆件、扫描加工、整理归档过程中，不得擅自篡改或销毁原始材料内容，保证档案原始材料不受损坏、丢失，确保档案材料完整与安全及页面整洁。

　　（5）完成档案移交前的打印页码，打印页码技术要求：

　　①单面的档案，需在每一页右下角打页码，以面为单位，空白页不打页码。

　　②双面的档案，正面在每一页右下角打页码，背面材料在左下角打页码。

　　③页码用阿拉伯数字表示，并使用黑色印油。

　　（6）按要求折叠制作档案盒。

　　（7）根据案卷实物、按照指定格式打印或粘贴档案盒脊背标签。

　　（8）协助将已完成影像化扫描的业务档案按标准整理上架。

　　（9）按采购人要求将已影像化扫描的档案数据分类整理备份。

　　（10）采购人组织检查验收，对检查不合格的部分档案需进行重新返工处理，直至合格率100%。

　　（二）其他要求：

　　1.劳动仲裁宗卷、调解中心宗卷实行一案一卷并进行数字化加工，纸质档案以“卷”为单位进行整理，每卷内文件材料按业务规程所列材料顺序排列、编目，并按照要求编制卷号，依次排列装盒；

　　2.档案数量和签收数量一致，资料不全需及时登记；

　　3.按时完成档案上架和数据统计，归档案室保存工作。

　　三、服务供应商资格要求

　　1.服务供应商符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；

　　2.服务供应商必须是在中华人民共和国境内注册的具有相应经营范围的企业法人，提交有效的企业法人营业执照副本复印件；

　　3.服务供应商必须在档案行政管理部门登记备案的档案服务机构；

　　4.服务供应商信誉良好，未被列入“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）“失信被执行人”“重大税收违法案件当事人名单”“政府采购严重违法失信名单”；未被列入中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为记录”；

　　5.服务供应商须具有保证档案安全的管理体系和保障措施；

　　6.本项目不接受联合体服务。

　　四、项目保障要求

　　（一）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。

　　（二）整理过程中发现文件材料有所缺漏，为维护文件材料之间应有的联系，确保档案完整性，应及时向采购人反馈，由采购人追补材料归档。

　　（三）视工作进展情况，灵活派驻进场人员，派驻人员不得少于2人。派驻人员一经确定，不得随意变更，如确需变更，需征得双方同意。

　　（四）服务供应商须提供售后服务，确保所有档案整理后符合移交档案管理部门要求。否则，服务供应商须免费整改直至符合鹤山市档案管理部门检查验收标准。

　　五、报名材料时间、地点及清单

　　（一）递交报价文件时间：2025年8月25日至2025年8月29日（上午8：30-12：00，下午2：30-5：30），逾期递交的报价文件将不被接受。

　　（二）递交报价文件地点：鹤山市人力资源和社会保障局二楼人社局办公室。

　　（三）报名材料清单

　　1.营业执照或统一社会信用代码证（副本）复印件；

　　2.在档案管理部门登记备案的备案表复印件；

　　3.鹤山市人力资源和社会保障局 鹤山市劳动人事争议调解仲裁院档案资料整理归档及数字化加工采购项目报价需求表（见附件1）；

　　4.供应商基本概况（含机构设置情况、办公场地和人员基本情况等）；

　　5.本项目服务总体方案；

　　6.提供近三年以来无违法违规行为，社会信誉良好，要提供上述要求的文件说明或佐证材料，并加盖公章；

　　7.属于中小企业并提供中小企业声明函等材料；

　　8.其他需要提供佐证材料。

　　（四）递交文件时要求所有材料加盖公章并装订成册，密封报送且密封处加盖公章。供应商应对所提供材料的真实性负责，若发现弄虚作假，取消其资格。

　　六、确定成交供应商

　　（一）由我局组成档案采购比选小组，采取“择优比选”方式确定服务供应商，评分标准见附件《鹤山市人力资源和社会保障局鹤山市劳动人事争议调解仲裁院业务档案整理及数字化加工采购项目评分表》，综合得分最高的确定为中标供应商。

　　（二）评分成交结果将按规定在鹤山市人力资源和社会保障局网站上公示。成交供应商须在采购人发出成交通知书之日起一个月内与采购人签订合同。

　　七、结算方式

　　本项目根据采购公告和合同约定的内容进行验收，项目验收合格后，按实际工作量据实结算。

　　八、其他事项

　　采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。

　　九、采购人名称、地址和联系方式

　　采购人：鹤山市人力资源和社会保障局  鹤山市劳动人事争议调解仲裁院

　　地址：鹤山市沙坪街道水围新村138号

　　联系人：王小姐

　　联系电话：0750-8933112

　　附件：1.鹤山市人力资源和社会保障局 鹤山市劳动人事争议调解仲裁院业务档案整理及数字化加工采购项目报价需求表

　　           2.鹤山市人力资源和社会保障局 鹤山市劳动人事争议调解仲裁院业务档案整理及数字化加工采购项目评分表

鹤山市人力资源和社会保障局

2025年8月22日